Föreningens stadgar
Stadgar för Uppsala Politicesstuderande
1. Föreningens namn och syfte
2. Redovisningsår
3. Stadgetolkning
4. Medlem av förening
5. Deltagande i föreningens verksamhet
6. Organisation
7. Årsmöte
8. Invalsmöte
9. Motioner
10. Beslut vid årsmöte och invalsmöte
11. Valkommittén
12. Förtroendevalda
13. Styrelsen
14. Frånvaro av styrelseledamot och vakanser
15. Föreningens utskott
16. Ämbetspersoner
17. Ekonomi
18. Revision
19. Policy och andra styrdokument
20. Inspark
21. Jäv
22. Uteslutande
23. Utträde
24. Rätten att teckna firma
25. Upplösning av föreningen
Föreningens namn och syfte
Föreningens namn är Uppsala Politicesstuderande, med förkortningen UPS.
Föreningens engelska namn är Uppsala Politices Science Students’ Association
Föreningens sätesort är Uppsala
Föreningen är religiöst och partipolitiskt obunden
Föreningens officiella språk är svenska och engelska.
Föreningen syftar till att främja medlemmarnas intressen när det gäller utbildningsfrågor och gemenskap under studietiden. Föreningen ska verka för sammanhållning mellan föreningens medlemmar samt förmedla kontakt mellan föreningen och studieledning, alumner, andra politicesföreningar och övriga studerandesammanslutningar. Vidare ska föreningen marknadsföra och informera om politicesprogrammen vid Uppsala universitet.
Redovisningsår
Föreningens verksamhetsår löper från den 1 juni till den 31 maj.
Föreningens räkenskapsår löper från den 1 juni till den 31 maj.
Stadgetolkning
Vid oklarheter om denna stadgas innebörd i samband med ett ordinarie årsmöte eller invalsmöte kan mötet ta beslut om stadgetolkning.
Vid oklarheter om denna stadgas innebörd som uppstår vid annat tillfälle än i samband med årsmöte eller invalsmöte kan styrelsen besluta om stadgetolkning.
Medlem av förening
Medlem av föreningen är person som:
Har erlagt en av styrelsen beslutad medlemsavgift och lämnat in ansökan till föreningen, och studerar vid Uppsala Universitet. Utöver detta uppfyller personen ett av följande krav:
a) är inskriven på politices kandidat- eller masterprogram,
b) är programstudent inom ovanstående program som har ett studieuppehåll godkänt av statsvetenskapliga institutionen eller,
c) är student som studerar fristående kurs inom programmens basblock, fortsättningskurs på programmens basblock, eller kurs inom ämne som kan vara huvudämne inom programmen.
Medlem av föreningen är även person som är utbytesstudent som kommer via, eller studerar vid, statsvetenskapliga institutionen eller studerar motsvarande 4.1a eller 4.1c på sina hemuniversitet eller på Uppsala universitet.
Styrelsen kan vid särskilda situationer rösta in medlemmar som inte uppfyller kriterierna så som stadgas i punkt 4.1 eller 4.2 till ett medlemskap giltigt för aktuellt läsår.
Person som gjort politicesprogrammen eller föreningen särskilt stora tjänster kan kallas till hedersmedlem av UPS genom beslut av föreningens årsmöte. Den som kallas till hedersmedlem av UPS ska erhålla minst två tredjedelar av de på årsmötet närvarandes röster. Hedersmedlem äger inte röst- eller förslagsrätt i föreningen och är heller inte valbar till poster inom föreningen.
Alumn är den som tagit examen från politices kandidat-, magister-, eller masterprogrammet vid Uppsala universitet, under sin studietid varit medlem i Uppsala Politicesstuderande och givit sitt godkännande att registreras som alumn.
Genom att bli medlem i UPS blir personen även medlem i Politicesstudenternas Riksorganisation och Uppsala studentkår.
Deltagande i föreningens verksamhet
Medlem av föreningen äger rätt att delta i föreningens verksamhet så länge denna stadga inte säger annat, och så länge medlemmen fullföljt de skyldigheter deltagandet medför.
Styrelsen kan bjuda in andra föreningar till verksamhet som UPS anordnar.
Styrelsen eller en av styrelsen utnämnd person kan godkänna att ge icke-medlemmar rätt att delta i specifik del av föreningens verksamhet. I godkännandet kan begreppet “icke-medlemmar” avgränsas.
Styrelsen kan besluta att erlägga deltagare som inte är medlemmar av föreningen en annan avgift, än den som erläggs medlemmar, för utvalda delar av verksamheten.
Organisation
Årsmöte och invalsmöte är föreningens högsta beslutande organ.
UPS löpande verksamhet förvaltas av föreningens styrelse, utskott och ämbetspersoner i enlighet med verksamhetsplanen och föreningens policys, präglat av jämställdhet.
Årsmöte
Årsmöte ska hållas i maj månad.
Extrainsatt årsmöte ska hållas då minst en tredjedel av föreningens medlemmar begär det skriftligen av styrelsen och då inom fyra veckor.
Det är tillåtet att yttra sig på båda UPS officiella språk under årsmöte.
Deltagare på årsmöte har möjlighet att begära en̊ sammanfattande översättning av mötesordföranden mellan de två officiella språken i föreningen.
Styrelsen ansvarar för att kallelse till årsmöte utsänds via mail till medlemmarna senast fyra veckor före årsmötet.
I anslutning till kallelsen ska verksamhetsplan, rambudget samt styrelsens förslag till dagordning och arbetsordning bifogas.
Vid årsmötet ska åtminstone följande punkter behandlas:
Årsmötets öppnande
Val av mötesordförande och mötessekreterare
Val av två justeringspersoner tillika rösträknare
Godkännande av kallelseförfarandet
Fastställande av röstlängd
Fastställande av arbetsordning
Fastställande av dagordning
Propositioner
Motioner
Omröstning om omregistrering som kårförening
Fastställande av medlemsavgift
Fastställande av verksamhetsplan och rambudget för nästkommande verksamhetsår
Val av styrelse
Ordförande
Vice ordförande
Kassör
Sekreterare
Utskottsordföranden
Val av ämbetspersoner
Jämlikhetsansvarig
Spexämbetsperson
Bandämbetsperson
Körämbetsperson
Fotoämbetsperson
Val av övriga utskottsledamöter
Val av valkommitté
Val av lekmannarevisorer
Övriga frågor
Mötets avslutande
Förslag till ny punkt på dagordningen antas med enkel majoritet.
Vid årsmöte ska protokoll föras av mötessekreterare. Protokoll ska justeras av mötesordförande och två av årsmötet valda justeringspersoner och sedan göras tillgängligt för föreningens medlemmar senast fyra veckor efter årsmötet.
Invalsmöte
Invalsmöte ska hållas i oktober.
Det är tillåtet att yttra sig på båda UPS officiella språk under invalsmöte.
Deltagare på invalsmötet har möjlighet att begära en sammanfattande översättning av mötesordförande mellan de två officiella språken i föreningen.
Kallelse till invalsmöte samt styrelsens förslag till dagordning och arbetsordning ska av styrelsen sändas till medlemmarna senast tre veckor före mötet.
I anslutning till kallelsen ska verksamhetsberättelse, revisionsberättelse samt ekonomisk berättelse utsändas via mail till medlemmarna.
Vid invalsmöte ska följande frågor behandlas:
Invalsmötets öppnande
Val av mötesordförande och mötessekreterare
Val av två justeringspersoner tillika rösträknare
Godkännande av kallelseförfarandet
Fastställande av röstlängd
Fastställande av arbetsordning
Fastställande av dagordning
Verksamhetsberättelse och ekonomisk berättelse
Revisionsberättelse
Ansvarsfrihet för avgående styrelse
Valärenden
Val av recentiorrepresentant
Val av vakanta förtroendeuppdrag
Övriga frågor
Mötets avslutande
Vid invalsmöte ska protokoll föras av mötessekreterare. Protokoll ska justeras av mötesordförande och två av invalsmötet valda justeringspersoner och sedan göras tillgängligt för föreningens medlemmar senast fyra veckor efter invalsmöte.
Motioner
Medlem äger rätt att till årsmöte eller invalsmöte insända motioner. Dessa ska finnas styrelsen tillhanda skriftligen senast två veckor före årsmöte eller invalsmöte.
Motioner samt styrelsens motionssvar ska göras tillgängliga för föreningens medlemmar senast en vecka innan årsmöte respektive invalsmöte.
Beslut vid årsmöte och invalsmöte
Varje medlem i föreningen har rätt att närvara vid årsmöte och invalsmöte.
Årsmötet och invalsmötet kan adjungera annan person.
Rösträtt vid årsmöte och invalsmöte tillfaller närvarande medlem. Det är inte tillåtet att använda sig av ombud vid röstningsförandet.
Nomineringsrätt tillfaller alla medlemmar och kan utnyttjas fram till tidpunkten för respektive valärende.
För valbarhet till poster vid årsmöte och invalsmöte krävs, förutom till revisorposterna, medlemskap.
Vid årsmöte och invalsmöte fattas beslut med enkel majoritet om inte annat anges av dessa stadgar.
Votering sker öppet. Vid personval eller i sakfråga sker sluten omröstning om någon närvarande så begär.
Vid lika röstetal i personval genomförs en ny valomgång där egen majoritet krävs. Därefter avgör lottdragning.
Yrkanden om bordläggning av ärenden avgörs med enkel majoritet. Ärendets behandling anstår till den tidpunkt som mötet bestämmer.
Ändring av stadgarna kan endast beslutas av årsmöte eller invalsmöte. Förslag ska vara inkomna som en proposition eller motion. Sådana beslut ska, för att vara giltiga, fattas med två tredjedelars majoritet.
Valkommittén
Valkommitténs två ämbetspersoner ska väljas av årsmötet. De valda personerna i valkommittén får inte söka andra förtroendeuppdrag.
Valkommittén har i uppgift att inför årsmöte och invalsmöte genomföra en omfattande, uppsökande insats i syfte att finna minst en kandidat till de poster som styrelsen utlyst i kallelsen
Valkommitténs arbete ska bedrivas på ett sätt som eftersträvar mångfald i styrelsen och en representation som speglar föreningens medlemmar
Valkommittén får inte lägga fram ett eget förslag till de olika valbara platserna i valet utan ska uppmuntra till aktivt sökande för alla föreningens medlemmar.
Förtroendevalda
Mandatperioden för förtroendevalda löper mellan 1 juni till 31 maj.
Mandatperioden för vakantsatta poster som styrelsen tillsätter enligt 16.2 löper fram till ordinarie invalsmöte, eller verksamhetsårets slut om tillsättningen sker efter det ordinarie invalsmötet.
Förtroendevalda är alla av medlemmarna tillsatta uppdrag.
Förtroendevalda ska vara medlemmar av föreningen om inte annat anges i dessa stadgar.
Styrelsen
Styrelsen ska bestå av: ordförande, vice ordförande, kassör, sekreterare, två recentiorrepresentanter samt ordförande för respektive utskott.
Ordförande är ytterst ansvarig för styrelsen och för UPS verksamhet.
Styrelsen har ansvar för föreningens ekonomi och verksamhet. Styrelsen svarar inför årsmöte och invalsmöte.
Styrelsen ansvarar för att årsmötets beslut genomförs.
Förtroendevalda äger vid styrelsemöte närvaro- och yttranderätt.
Ledamot i styrelsen äger vid styrelsemöte rösträtt.
Styrelsen kan till styrelsemöte adjungera person som inte är förtroendevald.
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordförande eller då en majoritet av styrelseledamöterna kräver det. Kallelse till styrelsemöte ska skickas ut minst fem dagar innan dagen för mötet.
Vid styrelsemöte ska protokoll föras. Protokoll ska justeras av ordförande samt en justerare och ska göras tillgängliga för föreningens medlemmar senast en vecka efter styrelsemötet.
Vid styrelsemöte fattas beslut med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.
Under förutsättning att samtliga styrelsemedlemmar har kallats till ett möte är styrelsen beslutsför då två tredjedelar, avrundat nedåt, av styrelsemedlemmarna är närvarande. Ordförande eller vice ordförande måste närvara för att styrelsen ska vara beslutsför. Skulle inte kallelseförfarandet ha varit korrekt krävs det att samtliga styrelseledamöter godkänner att styrelsen ska anses vara beslutsför.
Överlämning av styrelsearbete mellan avgående och tillsatt för varje post ska ske både muntligt och skriftligt. Den skriftliga delen består av en uppdatering av rutinhandboken för respektive styrelsepost. Överlämning ska ske inom fyra veckor.
Recentiorrepresentanter delar på en röst på styrelsemötena.
Frånvaro av styrelseledamot och vakanser
I det fall ordförandeposten blir vakant agerar vice ordförande tillförordnad ordförande.
I det fall en annan förtroendepost blir vakant tillsätter styrelsen tillförordnad person som ansvarar för alla ansvarsområden den vakanta posten medför. Denne måste enligt stadgan vara valbar till posten.
Då det vakanta förtroendeuppdraget är en styrelseledamotspost som även inkluderar rollen som ordförande för ett utskott ska den tillförordnade styrelseledamoten i första hand väljas bland det berörda utskottets ledamöter.
I det fall styrelseledamot som även är ordförande för ett utskott inte kan närvara vid styrelsemöte kan den utse en ledamot i utskottet den företräder att agera suppleant vid styrelsemötet. Samma rättigheter som enligt stadgan skulle tillfalla den ordinarie ledamoten tillfaller suppleanten under styrelsemötet. Ordförande för ett utskott ska innan mötet meddela ordförande vilken ledamot som ska agera suppleant. Ordinarie ledamot av styrelsen kan inte agera suppleant för annan ordförande för ett utskott.
Skulle ordförande inte närvara agerar vice ordförande suppleant i dennes ställe. Samma rättigheter som enligt stadgan skulle tillfalla ordföranden tillfaller vice ordförande under styrelsemötet.
Vice ordförande, sekreterare och kassör kan inte utse suppleanter i deras ställe. I det fall sekreteraren inte närvarar beslutar dock styrelsen om annan ledamot som för protokoll.
Föreningens utskott
Föreningens löpande verksamhet bedrivs genom utskotten.
UPS består av följande utskott: a) Evenemangs- och kulturutskottet, b) Internationella utskottet, c) Kommunikations- och marknadsföringsutskottet, d) Kontaktutskottet, e) Masterutskottet, f) Radioutskottet, g) Sport- och aktivitetsutskottet, h) Polmagasinet i) Utbildningsrådet
Utskottsmöten är i regel öppna för föreningens medlemmar.
Ett utskotts ledamöter har ansvar för utskottets verksamhet, varav utskottets ordförande bär det övergripande ansvaret.
Ordförande i utskottet kallar till utskottsmöte.
Ett utskott ska, utöver dess ordförande, ej bestå av fler än fem ledamöter. En av dessa ledamotsposter skall vakantsättas vid årsmötet för att tillsättas vid invalsmötet.
I Polmagasinets utskott ska det finnas en utskottsordförande samt en ansvarig utgivare.
I Kommunikations- och marknadsföringsutskottet ska det finnas en webbansvarig tillika utskottsledamot
Ämbetspersoner
UPS har följande ämbetspersoner: a) Bandämbetsperson (1 st.), b) Fotoämbetesperson (2 st), c) Jämlikhetsansvarig (2 st.), d) Körämbetsperson (1 st.), e) Recentiorrepresentant (2 st.), f) Spexämbetsperson (2 st.)
Ämbetsperson svarar och rapporterar för sin verksamhet inför styrelsen.
Recentiorrepresentanten företräder recentiorernas intressen i styrelsen.
Ekonomi
Styrelsen är ansvarig för UPS ekonomi. Det åligger styrelsen att upprätta en budget utifrån årsmötets antagna rambudget, förvalta föreningens likvida medel, sköta den löpande bokföringen och göra ett bokslut.
Beslut om användning av föreningens medel fattas av styrelsen.
Revision
UPS årsmöten ska välja (1) till (3) lekmannarevisorer till verksamhetsåret. Under det verksamhetsår för vilket lekmannarevisorerna väljs får dessa inte inneha annat förtroendeuppdrag i föreningen. Lekmannarevisorerna behöver inte vara medlemmar i föreningen.
Lekmannarevisorerna har i uppdrag att granska föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning samt att författa, och på invalsmötet presentera, en revisionsberättelse för det senaste räkenskapsåret. Lekmannarevisorerna ska på invalsmötet även ge en rekommendation om huruvida invalsmötet ska bevilja den föregående styrelsen ansvarsfrihet.
Lekmannarevisorerna har rätt att närsomhelst under verksamhetsåret ta del av föreningens räkenskaper, styrelseprotokoll och andra handlingar.
Policy och andra styrdokument
Utöver dessa stadgar regleras föreningens verksamhet, dess förtroendevalda och dess medlemmar av Uppsala Politicesstuderandes policys och andra styrdokument.
Föreningen Uppsala Politicesstuderandes policys och styrdokument kan antingen ändras genom styrelsebeslut ifall den antogs genom styrelsebeslut eller via beslut av årsmöte om den antogs genom årsmötesbeslut.
Föreningens policys är a) Alkohol- och drogpolicy, b) Ekonomisk policy, c) Delningspolicy, d) Insparkspolicy, e) Integritetspolicy, f) Jämlikhetspolicy, g) Miljöpolicy, h) Sponsorpolicy, i) Ordningspolicy.
UPS har en grafisk manual som ska följas.
Inspark
Varje termin då nya studenter antas till programmen ska UPS anordna en inspark i syfte att välkomna nya studenter samt främja gemenskap och sammanhållning på programmen.
Styrelsen utser insparksgeneraler, som ansvarar för kandidatinsparken. Styrelsen och insparksgeneralerna har ett ömsesidigt ansvar att upprätthålla en god kommunikation under hela insparksprocessen.
Till insparken ska samtliga nyantagna studenter på programmen bjudas in.
Övriga som nyligen blivit medlemmar enligt 4.1c eller 4.2 och visat intresse för deltagande i insparken ska beredas plats i densamma.
Insparksbudgeten ska på förhand godkännas av styrelsen och resultaträkningen ska redovisas för styrelsen efter genomförd inspark.
Jäv
Eventuella fall av jäv hanteras enligt god föreningssed.
Uteslutande
Medlem får endast uteslutas ur föreningen om medlemmen har motarbetat föreningens verksamhet, ändamål eller på annat sätt uppenbarligen skadat föreningens intressen.
Medlem kan tillfälligt begränsas att närvara på föreningens evenemang om medlemmen har motarbetat föreningens verksamhet, ändamål eller på annat sätt uppenbarligen skadat föreningens intressen.
Frågan om uteslutning eller tillfällig begränsning av deltagande får inte avgöras förrän medlemmen fått tillfälle att yttra sig i frågan. Tid för detta ska beslutas av styrelsen och ska meddelas medlemmen minst 14 dagar innan vald tidpunkt.
I beslut om uteslutning eller tillfällig begränsning av deltagande ska skäl anges. Vidare ska anges vad den uteslutne ska beakta vid överklagande av beslutet. Beslutet ska inom tre dagar, skriftligen avsändas till den uteslutne via mail.
Beslut om uteslutning eller tillfällig begränsning av deltagande ska fattas av styrelsen enhälligt. Medlem som utesluts eller vars deltagande tillfälligt begränsats har rätt att överklaga beslutet till styrelsen, som väcker frågan för årsmötet eller invalsmötet att ta ställning till. Överklagandet ska ha inkommit skriftligen till ordförande senast 2 veckor innan tidpunkten för årsmöte eller invalsmöte. Årsmötet eller invalsmötet kan sedan upphäva beslutet med enkel majoritet.
Utträde
Utträde ur föreningen sker då medlemmen inte uppfyller kriterierna så som stadgas i punkt 4.1-4.4.
Då medlem vill utträda ur föreningen ska detta meddelas till styrelsen skriftligt.
Utträde ur föreningen sker när meddelandet kommit styrelsen tillhanda.
Medlemsavgift återbetalas ej vid utträde ur föreningen.
Rätten att teckna firma
Rätten att teckna firma innehar ordförande och kassör var för sig.
Upplösning av föreningen
Förslag till upplösning av föreningen ska behandlas av årsmöte under förutsättning att förslaget utsänts till alla medlemmar senast tre veckor före mötet.
Beslut om upplösning ska, för att vara giltigt, fattas med minst fyra femtedelars majoritet av två årsmöten i följd.
I händelse av upplösning ska efter avvecklingen föreningens resterande tillgångar ges till ändamål varom beslut fattas av årsmötet med enkel majoritet.
